Kleinunternehmer ab 2025 -mehr Verantwortung, weniger Bürokratie

Sehr geehrte Damen und Herren,

einer schönen Tradition folgend, möchte ich mich mal wieder mit einer Gesetzesänderung an Sie wenden, die viel größer ist, als sie auf den ersten Blick scheint. Es geht um die angepassten Grenzen für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sowie um die ganz neue Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung EU-weit zu nutzen. Hierfür lohnt es sich, bis zum Schluss zu lesen. Vorweg möchte ich klarstellen, dass ich mich hier ausschließlich auf die Umsatzsteuer beziehe und nicht auf andere Steuerarten. Dies ist wichtig, weil eine zentrale Aussage lautet: Kleinunternehmer müssen keine (UMSATZ-)Steuererklärung mehr abgeben – zumindest nicht in der Regel...

Aber von vorne: Ab 2025 ist Kleinunternehmer, wer im Vorjahr unter 25.000 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr einen Umsatz bis 100.000 € erzielt. Im Vorjahr hätte der Satz gelautet: In 2024 kann Kleinunternehmer sein, wer im Vorjahr unter 22.000 € Umsatz hatte und voraussichtlich im laufenden Jahr unter 50.000 € Umsatz bleiben wird. Der aufmerksame Leser wird feststellen: Ah, da ist etwas neu... richtig! Da ist er, der kleine, feine Unterschied zwischen "kann" und "ist", zwischen "voraussichtlich" und einer festen Grenze. Genau um diese Unterschiede soll es im Folgenden gehen.

Man sieht, es hat ein Systemwechsel stattgefunden. Bisher wurde die Steuer bei Kleinunternehmern nicht erhoben, die geänderte Fassung des § 19 UStG sieht nun eine echte Steuerfreiheit vor. Dies hat Auswirkungen auf den Satz, der bisher bereits bei Kleinunternehmern unter jeder Rechnung stand. Zum einen wäre dieser nicht mehr zwingend notwendig, zum anderen würde ich dringend dazu raten, ihn nicht wegzulassen, sondern wie folgt abzuändern:

"Die Rechnungsstellung erfolgt steuerfrei als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG."

Aber noch etwas ist anders als bisher: Wer bisher die Umsatzgrenze einmalig überschritten hat, war dann für die folgenden fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. Dies ist nicht mehr der Fall. Wir könnten also zukünftig eine Umsatzsteuer-Schaukelbewegung beobachten: 2024 Umsatz 24.500 € → 2025 Kleinunternehmer mit einem Umsatz von 25.300 € → 2026 Regelbesteuerung mit einem Umsatz von 24.600 € netto → 2027 also wieder Kleinunternehmer mit einem Umsatz von 25.800 € → 2028 wieder Regelbesteuerung und so weiter.

Eigentlich ein gutes System, denn ich habe oft erlebt, dass nur in einem Jahr die Grenze gerissen wurde und dann die folgenden Jahre in der Regelbesteuerung eine echte Qual waren.

Die gute Nachricht: Es darf auch weiterhin zur Regelbesteuerung optiert werden. Diese Option gilt dann wieder für fünf Jahre. Die Option kann bis zum Februar des zweiten Folgejahres ausgeübt werden, also für 2025 bis 02/2027.

Hier ist also der erste wirklich wesentliche Punkt, auf den Sie achten müssen: Wenn Sie in 2024 unter 25.000 € netto Umsatz hatten, dann sind Sie in 2025 automatisch Kleinunternehmer – es sei denn, Sie haben in den letzten fünf Jahren bewusst auf Regelbesteuerung optiert. Wenn Sie versehtnlich eine USt-Voranmeldung abgeben, wird die als Option für die kommenden fünf Jahre gewertet. Dies kann besonders bei Selbstbuchern oder bei denjenigen zu einem Problem werden, die ihre Buchführung nur einmal im Jahr zu uns bringen, weil wir als Kanzlei erst nach Ablauf des Jahres in die Bücher schauen. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie möglicherweise ein Jahr lang falsch die Umsatzsteuer ausgewiesen, sodass dann eine Option für die kommenden fünf Jahre notwendig ist. Also müssen wir jetzt konkret darauf achten, ob bereits gestellte Rechnungen aus 2025 noch korrigiert werden müssen.

Der zweite Teil der Betrachtung betrifft die Grenze von bisher 50.000 € und nun 100.000 €. Bisher war es so, dass, wer voraussichtlich im laufenden Jahr 50.000 € nicht überschritt und im Vorjahr unter der Umsatzgrenze blieb, auch im Jahr der Überschreitung Kleinunternehmer blieb. Wurden dann die 50.000 € wider Erwarten doch überschritten, musste rückwirkend für das ganze Jahr Umsatzsteuer erhoben werden.

Dies ändert sich nun mit der festen Grenze von 100.000 €. Wer also im laufenden Jahr wegen der Vorjahreswerte als Kleinunternehmer behandelt wurde, bleibt mit seinen ersten 100.000 € Umsatz steuerfrei. Mit dem Überschreiten dieser Grenze wird dann die folgende Rechnung steuerpflichtig – egal, wann dies geschieht. Wird also am 26.09. eines Jahres um 11:00 Uhr die Grenze überschritten, muss ab 11:01 Uhr die Rechnungsschreibung mit Umsatzsteuer erfolgen.

Hierbei geht es jedoch nicht um das Schreiben von Rechnungen, sondern um den Rechnungseingang. Es müssen also Rechnungen über 100.000 € eingegangen sein, was natürlich beim Schreiben der Rechnungen bereits bekannt ist.

Kurze Entwarnung: In den letzten 25 Jahren hatte ich zwei Fälle, in denen die Grenze von 50.000 € überschritten wurde. Dies scheint also für Altfälle erst einmal kein Problem zu sein. Sollten Sie Bedenken haben, sprechen Sie mich bitte kurz an.

Bisher wurden Neugründungen grundsätzlich vierteljährlich zur Umsatzsteuer herangezogen. Zukünftig werden alle Neugründungen zunächst als Kleinunternehmer behandelt, es sei denn, man optiert zur Regelbesteuerung. Dabei besteht zum einen die Gefahr, dass die 100.000 € tatsächlich überschritten werden, zum anderen kann dies dazu führen, dass aus Gründungskosten kein Vorsteuerabzug möglich ist. Zum Glück gibt es hier eine lange Frist zur Option auf Umsatzsteuer, dennoch wird in diesem Bereich ein erhöhter Beratungsbedarf entstehen.

Zum Abschluss möchte ich noch auf einen wirklich positiven Aspekt der Reform eingehen: Ab 2025 kann eine EU-Kleinunternehmer-Identifikationsnummer beantragt werden. Damit kann man nicht nur in Deutschland, sondern auch im EU-Ausland – jeweils innerhalb der dort geltenden Grenzen – als Kleinunternehmer tätig sein. EU-weit darf die Grenze von 100.000 € Umsatz nicht überschritten werden. Das bedeutet, dass man mit 100.000 € EU-weitem Umsatz auch im Folgejahr Kleinunternehmer bleiben kann, sofern man in keinem EU-Land die individuelle Grenze überschreitet.

Fazit: Diese Entbürokratisierung bringt sicherlich Vorteile, insbesondere im europäischen Kontext. Allerdings erfordert sie ein höheres Maß an Eigenverantwortung, Kontrolle und insbesondere bei Neugründungen mehr Beratung. Wir freuen uns, Sie weiter begleiten zu dürfen, und werden 2025 individuell auf diejenigen zukommen, bei denen Handlungsbedarf besteht. Selbstverständlich dürfen Sie uns jederzeit ansprechen, wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben.

Mit freundlichen Grüßen

-Steuerberaterin-