Ein kurzer (oder doch längerer) Gruß zum Wochenende,
man lernt ja nie aus – dieser sehr platte Spruch begleitet mich seit zwei Tagen in Gedanken. Bisher dachte ich, beim Thema Kasse ganz gut aufgestellt zu sein. Gefühlt war die Kassenführung Thema jedes Weihnachtsrundschreibens seit 2014… Und dann kam der Mittwoch: Abschlussbesprechung mit einem Betriebsprüfer. Wir sprechen über die Kassenführung – und zack, er macht mich sprachlos.
Aber von Anfang an: Dieses Rundschreiben liegt schon seit Wochen in meinem Kopf. Es sollte in ca. zwei Wochen an Sie herausgehen und darüber informieren, dass eine neue Meldepflicht für Kassen eingeführt wird. Alle bestehenden elektronischen Kassensysteme und TSEs (Technische Sicherheitseinrichtungen) müssen im Zeitraum vom 1.1.2025 bis zum 30.6.2025 über die neu eingerichtete ERiC-Schnittstelle an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Alle ab dem 1.1.2025 neu eingerichteten oder veränderten Kassensysteme müssen dann ab dem 1.7.2025 innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Ich wollte ein paar humorvolle Anmerkungen dazu machen, auf meinen Fragebogen im Anhang hinweisen und darum bitten, diesen zu Zwecken der Dokumentation der Buchführung von jedem zurückzubekommen – auch von denen, die keine elektronische Kasse führen. In diesem Zusammenhang wollte ich zudem einmal den mahnenden Zeigefinger erheben und darauf hinweisen, dass eine Kasse, die mit Excel geführt wird, nicht rechtssicher ist. Außerdem hätte ich wieder einmal eine kleine Werbeveranstaltung für die DATEV-Unternehmen-Online-Kasse gestartet.
Das Schreiben sollte erst verschickt werden, wenn klar ist, ab wann ich die Kassendaten über DATEV melden kann – voraussichtlich ab Anfang April. All das wird nun zur Randnotiz, gilt aber natürlich trotzdem. Sie haben es also bereits gelesen und zur Kenntnis genommen. Ich freue mich jetzt über zahlreiche Rückläufer der Kassenfragebögen, die auch in den FiBu-Briefen angefordert werden.
Aber womit genau hat mich der Prüfer aus der Fassung gebracht?
Er fragte mich, ob mir bewusst sei, dass ein Mandant, der eine elektronische Kasse mit TSE führt – die hier monatlich gegengecheckt wird und bei deren Ausdrucken unübersehbar steht, dass eine TSE vorhanden ist –, eigentlich gar keine gültige TSE besitzt und sich damit strafbar macht. Er erklärte mir, dass er aus diesem Grund die Buchführung verwerfen könne. Der Grund: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), das für die Vergabe der Zertifikate der TSEs zuständig ist, hatte das Zertifikat für dieses spezielle Modell bereits Mitte 2023 widerrufen.
Auf meine Frage, wer so etwas denn überprüfen solle und wo ich solche Informationen herbekomme, sagte der Prüfer – zugegebenermaßen etwas scherzhaft –, dass der Mandant das doch wissen müsse. Er könne ja jeden Morgen auf der BSI-Seite nachsehen.
Ich persönlich hätte die Informationspflicht eher beim Kassenhersteller gesehen. Und siehe da: Ein kurzer Blick ins Internet verrät, dass das Problem in diesen Kreisen durchaus bekannt ist – nur leider nicht so bekannt, dass man seine Kunden davor warnen müsste...
Die im Jahr 2020 erstmals vergebenen Zertifikate hatten alle eine begrenzte Laufzeit von drei bis sieben Jahren. Das bedeutet, dass einige von ihnen bereits abgelaufen sind. Laut aktueller BSI-Liste gibt es derzeit 21 gültige Zertifikate – sieben davon stammen aus den Jahren 2019 oder 2020. Ich habe inzwischen nachgesehen: Sie sind alle noch gültig. Aber – und das ist entscheidend – 14 Zertifikate wurden erst nach 2020 ausgestellt. Sie haben möglicherweise frühere, inzwischen abgelaufene Zertifikate ersetzt.
Daher meine dringende Bitte: Überprüfen Sie im Zuge der neuen Meldepflicht unbedingt, ob Ihr Zertifikat noch gültig ist. Legen Sie sich das Ablaufdatum auf Termin – und dokumentieren Sie dies idealerweise in einer Verfahrensdokumentation. Denn genau diese Verfahrensdokumentation hat im Rahmen dieser Prüfung gezeigt, dass der Mandant nichts von der Möglichkeit eines Zertifikatsablaufs wusste. Selbst der Prüfer gab mir Recht, dass man dies zwar wissen konnte, aber – weil es eine neue Situation ist – nicht unbedingt wissen musste.
Der Nachteil: Jetzt weiß ich es und deshalb muss ich nun doppelt und dreifach darauf hinweisen.
Sollten Sie Fragen zur Kasse oder zur Verfahrensdokumentation haben, sprechen Sie mich jederzeit an.
So, genug Insiderwissen aus dem Büroalltag – ich wünsche Ihnen ein angenehmes Wochenende!
Mit freundlichen Grüßen
-Steuerberaterin-
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