Verfahrensdokumentation...
...im Allgemeinen
Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese dient der nachvollziehbaren Darstellung aller steuerlich relevanten Geschäftsprozesse, insbesondere im Hinblick auf die Buchführung und Belegablage. Sie beinhaltet Aufzeichnungen darüber, welche Programme genutzt werden, wer Zugriff auf diese Programme hat und wie Ihre digitalen Daten zu mir in die Kanzlei kommen. Bei Betriebsprüfungen rückt die Verfahrensdokumentation zunehmend in den Fokus der Finanzbehörden und wird vermehrt angefordert. Während ich vor 2 Jahren noch gesagt habe, dass ich nur aus anderen Bundesländern gehört habe, dass die Dokumentation angefordert wird, ist es heute auch bei uns Standard, dass danach gefragt wird. Das Fehlen einer solchen Dokumentation kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in deswegen in Frage gestellt wird: Es drohen die Verwerfung der gesamten Buchführung und als Konsequenz die Hinzuschätzungen von bis zu 10 % des Jahresumsatzes.
Die Dokumentation nimmt dabei einmal den Ist-Stand auf und erfasst auch alle Betriebsanleitungen und Zertifikate der IT-Dienstleister. Sie ist dann mindestens einmal im Jahr zu ratifizieren und an neue Gegebenheiten anzupassen.
...im Speziellen
Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Denn die Verfahrensdokumentation hat natürlich auch für Sie Vorteile. Durch die Aufnahme des aktuellen Standes, sehen Sie, wo es möglicherweise Handlungsbedarf in Ihrem Unternehmen gibt. Erfahrungsgemäß sind hier oft Rechnungsprogramme oder deren fehlen und stattdessen die Nutzung von Officeprogrammen eine Schwachstelle, die im Rahmen der Verfahrensdokumentation aufgedeckt und umgestellt werden kann. Auch für unsere Zusammenarbeit hat es Vorteile, wenn ich weiß, was ihre Systeme können und wie wir die Zusammenarbeit optimieren können.
Hierbei erfinden wir das Rad nicht neu, sondern setzen ein Onlinetool ein, das es Ihnen ermöglicht, zunächst eigenständig relevante Informationen zu erfassen. Anschließend überarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen den Fragebogen, um eine kosteneffiziente und rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten. Durch diese Zusammenarbeit stellen wir sicher, dass Sie mit Ihrer Verfahrensdokumentation optimal auf zukünftige Betriebsprüfungen vorbereitet sind.
Selbstverständlich erstellen wir eine solche Dokumentation auch im Laufe einer Prüfung noch. Das Problem ist dann jedoch, dass die Dokumentation den aktuellen Stand darstellt und meist nicht den aus den Prüfungsjahren.